货代纠纷应当如何注意证据收集工作？

案件基本情况：

原告与被告签署散装水泥运输协议，从广东东莞、深圳、江门等地运至香港施工区域，每月月底结算运费，次月20日前支付。在双方的合作过程中，二被告即委托人并未按时支付躲避到期运费，截至2018年7月31日共拖欠原告1980369.34元，并就分期还款方式及逾期还款滞纳金进行了约定，被告一公司的法定代表人在担保人处签字。2018年8月、9月，原告继续为被告一运输货物。被告一未按期向原告支付运费，截止至2018年10月22日，共拖欠原告运费2111581.50元，滞纳金49780.46元。

本案由于在审理过程中，经过三方努力，以调解的方式进行结案，所以对于庭审争议焦点及所依据的主要法律暂不予以讨论，最主要的是结合本律师长期在货代纠纷案件中的一些法律工作经验分享给货代行业的相关工作人员，以期尽量避免法律纠纷。

预防货代纠纷，注意留存证据是关键。在预防货代纠纷及证据搜集方面，通常存在如下问题：
一是货代从业人员风险防控意识不足，无法确定交易方的委托代理关系。对于托运人来说，若交易对象隶属或代表的货代公司不明，货物将处于不安全状态。对于货运代理人来说，可能存在多个主体，如契约托运人、实际托运人、提单托运人及支付主体等。委托相对人的识别错误，极有可能导致诉讼对象的错误。确定诉讼主体的问题只能交给律师进行处理。
二是在国内货代业务操作中，订立书面合同的情况相对较少，大多数货代业务是通过电话、邮件、QQ、微信、短信等方式完成的。若上述电子证据未能及时保存或固定，一旦纠纷成讼，纠纷双方往往无法提供清晰确实的书面证据证明其主张。例如，滞箱费案件纠纷中，货代公司未及时保存并固定船公司网站公布的计算方式；托运人要求电放的，未留存电放指令。所以，公司在平常的工作过程中应当加强证据的固定收集工作。
三是货运代理人未保留垫付凭证或垫付依据不足，进而丧失向托运人索赔的权利。有些货代公司对于长期客户，一再同意对方延长付款期限却未让对方留下书面确认证据，导致日后追索时才发现两年的诉讼时效已满。
因此建议，第一，货运代理人应规范从业人员管理，加强对员工的选聘，重视业务培训，防止员工以企业名义从事违法活动。同时避免以挂靠的形式授权下级货代，以防其借用或冒用货运代理人本人的名义开展业务。在代理过程中避免与个人直接发生业务关系，同时双方应及时表明代理身份，这样有助于各方正确识别交易服务对象。
第二，货运代理人应及时留存支付凭证及垫付依据，注意电子证据的搜集和保存，切勿删除电脑数据或同步云端。货运代理人作为无船承运人，在援引承运人抗辩事由时，应注意搜集目的港海关没收等证据。业务沟通尤其是发布电放指令时，尽量采用书面形式，避免表述含糊不清。
第三，在拖欠代理费的纠纷中，货运代理人应及时催讨并保存对方确认费用的相关证据，即便纠纷成讼，也可请求法院适用简易程序快速审理。